Todas as empresas enfrentam um problema comum: como gerir as suas salas de reuniões na sequência do seu crescimento e otimização de processos.
Uma tarefa que começa por ser meramente administrativa é, muitas vezes, gerida com um papel à entrada de cada sala de reunião.
A DXspark, como parte integrante da inovação no grupo MoOngy, foi desafiada a encontrar uma solução para a gestão das salas de reuniões do novo edifício-sede da MoOngy. Aproveite e conheça os nossos escritórios. Venha visitar-nos!
Na procura de soluções encontrámos subscrições de produtos e soluções as a service, de dão resposta a quase todos os requisitos identificados. No entanto, com o objetivo de exposição e demonstração da nossa competência em transformação digitial, decidimos desenhar um sistema de raiz, desde a sua conceção até à sua produção física. A materialização deste sistema implicou um reduzido número de dependências e um baixo impacto de adoção na organização.
Com a adoção de Office 365 da Microsoft em todo o universo MoOngy, suportámos todo o sistema na funcionalidade de gestão de salas (recursos) providenciado por este sistema. Desenhámos uma solução para tablet em Xamarin.Forms, que utiliza o Azure API Management para comunicar com graphQL do Microsoft Office 365. Esta integração permite uma utilização simplificada de marcação das salas de reuniões através do Microsoft Outlook sem qualquer desenvolvimento adicional.
Envolvemos competências de desenvolvimentos Mobile Xamarin.Forms (preparado para .NET MAUI), UI/UX para o desenvolvimento das interações da aplicação de tablet, assim como o desenho de esquemático 3D através da ferramenta Tinkercad, desenvolvimento de APIs em Azure APIM e até o ferro de soldar foi utilizado.
Microsoft Office 365
As salas foram configuradas como recursos de Office, registando também as suas características e capacidades, com as políticas de marcação associadas a cada grupo de Office365. Por exemplo, a marcação de reunião na sala de Administração apenas pode ser efetuada por determinados grupos.
Microsoft APIM – Azure API Management
Utilizámos uma estrutura de APIs que recebe os pedidos de marcação de salas e redireciona os pedidos para o graphQL da Microsoft Office 365. Foram também desenvolvidos endpoints que recebem o callback da Microsoft com a aceitação da marcação, enviando um token para o utilizador que efetuou o pedido.
Microsoft Outlook
A marcação de salas é feita através do Outlook, onde selecionamos a sala em que pretendemos marcar a reunião. A informação visual apresentada indica a capacidade e disponibilidade das salas, no horário que selecionamos durante a marcação.
Após a confirmação do pedido, o utilizador é informado do token a utilizar para fazer o check-in junto da sala, à hora da marcação.
Tablet e Aplicação
Selecionámos o tablet Samsung TM-290 com Android devido ao seu preço e tamanho indicados para o efeito. Com um launcher e aplicação, garantimos que em qualquer momento que o dispositivo é ligado, a aplicação de gestão de salas de reuniões acaba por ocupar todo o ecrã tirando os botões de sistema da área visível. A aplicação foi desenvolvida com a preocupação de UI/UX bem presente, para o utilizador perceber de forma rápida e visual se a sala está livre, com marcações ou em utilização (e qual será a duração da reunião que está a decorrer).
Estrutura de suporte
Desenhámos as estruturas em CAD para serem impressas em impressora 3D, utilizando PLA. Todos os tablets foram fixados à parede, ligados com cablagem usb e step ups para manter a corrente e tensão elétrica em níveis suficientes para o carregamento dos tablets, mesmo com cabos USB de 5 metros.
Resultado final:
Para um look mais integrado com a decoração, optámos por adquirir frames em alumínio maquinado que foi colado sobre as estruturas impressas em PLA. Atualmente, todos os colaboradores do grupo Moongy podem efetuar a marcação de salas de reuniões e de formação através do Outlook.
Inúmeras empresas deparam-se com a necessidade de uma solução de gestão de salas de reuniões e formação, e utilizando as funcionalidades do Microsoft Office 365 apenas temos de disponibilizar dessa informação junto das salas.
A disponibilização de APIs graphQL pela Microsoft permite a gestão de recursos Microsoft Office e, num outro prisma, podemos ainda idealizar uma implementação de Dashboards para acompanhar a performance Scrum (velocidade, burndown chart) ou execuções de pipelines associadas a CI/CD, utilizando API de Azure DevOps, aqui no contexto de monitorização de delivery de projetos e/ou equipas de produto.
Conhecendo a capacidade dos sistemas e serviços Microsoft, o processo de transformação digital torna-se mais fácil. Se ficaram curiosos ou têm em curso iniciativas de transformação digital, lancem-nos o desafio e estaremos aqui para ajudar no desenho da arquitetura e implementação.
DXspark – igniting ideas